Julkiset hankinnat ja kilpailutus

Osa sosiaali- ja terveyspalveluista on lakisääteisiä palveluja, jotka tulee järjestää kansalaisille. Näitä palveluja tuotetaan sekä julkisen sektorin omana toimintana että ostopalveluna.

Jos palvelu halutaan järjestää ostopalveluna, toimintaa säätelee laki julkisista hankinnoista. Kynnysarvojen ylittävät julkiset hankinnat edellyttävät avointa ja julkista tarjouskilpailua. Esimerkiksi terveydenhoito- ja sosiaalipalvelujen hankinnassa kynnysarvo on 400 000 euroa vuodessa (2016).

Hankintamenettelyssä tulee noudattaa seuraavia periaatteita:

• – Syrjimättömyys
• – Yhdenvertainen kohtelu, tasapuolisuus
• – Avoimuus
• – Suhteellisuus

Hankintaprosessi

1. Hankinnan suunnittelu

Sosiaali- ja terveysalan hankinnan suunnittelevat isoissa yksiköissä erilliset hankintayksiköt yhdessä hankintapäällikön ja alan asiantuntijoiden kanssa. Kela kilpailuttaa itse omat palvelunsa esim. vaikeavammaisten avoterapiat.

Jos palvelun hankinta on uudenlainen eikä kilpailuttajalla ole tietoa palvelun yksityiskohdista tai markkinatuntemusta, on kilpailuttajan mahdollisuus tehdä HILMA -järjestelmän kautta markkinakartoitusta.

Hankintaprosessin aikataulutus, hankinnan kohde ja tulevien sopimusten pituudet ovat keskeisiä asioita, joista hankintaa suunnitellessa tulee päättää. Sosiaali- ja terveyspalvelujen sopimusten pituudet vaihtelevat. Esim. Kelan avoterapiasopimukset ovat kestoltaan neljä vuotta (v.2018).

Suunnitteluvaiheessa päätetään myös hinnoitteluun ja pisteytykseen liittyvät ehdot sekä määritellään, miten paljon painotetaan halvinta hintaa ja erilaisia laatuun liittyviä asioita. Jos vertailu tehdään pelkän hinnan perusteella, täytyy tämä perustella.

2. Tarjouspyynnön laatiminen

Tarjouspyynnön ohjeiden tulisi olla selkeät ja yksiselitteiset. Mitä tarkemmin tarjouspyyntö ja siihen liittyvät lomakkeet laaditaan, sen selkeämpi on yrittäjien tehdä tarjous.   Samalla tulee miettiä, keneltä tarjoukseen osallistujat voivat kysyä lisätietoja. Tasapuolisuuden vuoksi vastaukset tulisi olla kaikkien tarjoajien nähtävissä.

Tarjouksessa ilmoitettavia asioita ovat esim:

• – Ehdokkaiden ja tarjoajien soveltuvuus. Vähimmäisehdot ja kelpoisuusehdot.
• – Tilat, välineet, laitteet
• – Kuntoutuksessa noudatettavat periaatteet
• – Potilasmerkinnät, palaute ja seuranta
• – Hinta (esimerkiksi kotikäyntilisä)

3. Hankinnasta ilmoittaminen

Kynnysarvojen ylittävistä julkisista hankinnoista tulee tulee ilmoittaa HILMA –järjestelmässä, jonka kautta kaikki halukkaat saavat tarvittavat tarjousasiakirjat. Usein hankinnasta ilmoitetaan myös palvelun ostajan omilla verkkosivuilla.

Tarjouksen tekemiseen tulisi antaa riittävästi aikaa. Hankintalaki edellyttää vähintään 22 pv riippuen menettelytavasta.

4. Tarjouksen tekeminen

Valmis laatukäsikirja mahdollistaa nopean vastaamisen tarjouspyyntöön. Kaikki asiakirjat on täytettävä huolellisesti ja ajoissa. Vaadittavat liitteet tulee toimittaa, jos niitä pyydetään.  Myöhässä toimitetut tai puutteelliset tarjoukset johtavat hylkäämiseen.

Hinnasta voi keskustella muiden tarjoajien kanssa, mutta kilpailulainsäädäntö estää esim. ammattiliittojen hintakartellit. Nämä voivat antaa tilastotietoja ja ohjeistusta hinnoitteluun.

Tarjoukseen osallistujien kannattaa verkostoitua. Osallistuminen   yhteistyökokouksiin ja -koulutuksiin sekä osallistuminen  tarjouskilpailuun liittyviin tiedotustilaisuuksiin on usein järkevää.

5. Tarjousten käsittely

Tarjouksen käsittely etenee niin, että ensin todetaan ja hylätään myöhästyneet tarjoukset.

Seuraavaksi arvioidaan ja varmistetaan tarjoajien soveltuvuus ja tarkistetaan ns. kelpoisuusehto. Tämä voi tarkoittaa sitä, että tarjouksen antajalla on tietty koulutus. Tarjousten tulee olla pyynnön mukaiset, ja yhdenkin liitteen puuttuminen  voi olla hylkäysperuste. Uudessa vuonna 2016 voimaan tulleessa hankintalaissa  on maininta, että kilpailuttajalla on mahdollisuus pyytää tarjouksen jättäjältä täsmennystä ja tarkennusta.

Jäljelle jääneiden tarjousten kesken suoritetaan vertailu ja tehdään pisteytys.

6. Hankintapäätös

Hankinnasta vastaavat henkilöt tekevät esiyksen tarjouksen voittajasta / voittajista. Hankinnasta päättää esim. kaupungin tai sairaanhoitopiirin hallitus. Päätöksestä tehdään ns. jälki-ilmoitus Hilma- järjestelmään.

Hankintapäätös ja sen liitteet ovat allekirjoituksen jälkeen julkisia asiakirjoja. Liikesalaisuuksiksi luokitellut asiat eivät  ole julkisia, mutta hinta esimerkiksi on. Tarjouskilpailuun osallistuneet voivat tutustua toisten tarjoajien asiakirjoihin.

7. Hankinnasta tehtävät sopimukset

Hankintasopimus tehdään selkeässä yksittäisessä ostossa esim. tavarahankinnoissa.

Sosiaali- ja terveyspalveluissa käytetään puitesopimusta, jolla pääsee palveluntuottajien listalle. Puitejärjestelyllä valitaan riittävä määrä palveluntuottajia, joita sopimuskaudella arvioidaan tarvittavan.  Ostopalvelusopimus tehdään sitä mukaan kuin tarvetta on.  Esimerkiksi kuntoutuksessa ostopalvelusopimukset tehdään asiakkaiden kuntoutussuunnitelmien mukaisesti.

8. Muutoksenhaku

Päätökseen tyytymättömät tarjouskilpailuun osallistujat voivat tehdä kantelun Markkinaoikeuteen.

9. Sopimuksen purkaminen

Jos tarjoajan laatu ei ole sopimuksen mukainen, voidaan sopimus purkaa. Kaikista muutoksista tulee ilmoittaa välittömästi palvelun ostajalle.

Aluehallintoviranomainen valvoo yksityisiä sosiaali- ja terveyspalveluja. Kela valvoo auditoinneilla yksityisten palveluntuottajien laatua ja sopimuksen mukaista toimintaa.

Tärkeä tietää:

Julkisten hankintojen neuvotteluyksikkö ylläpitää hankinnat.fi -sivustoa, jossa on tietoa ja neuvoja hankintaprosessista.

Laki julkisista hankinnoista   1397/2016 . Uusin päivitetty versio tuli voimaan vuoden 2016 joulukuussa.

HILMA -järjestelmä on työ- ja elinkeinoministeriön ylläpitämä maksuton, sähköinen ilmoituskanava, jossa hankintayksiköt ilmoittavat julkisista hankinnoistaan.

Tärkeitä asiakirjoja Kelan vaativaan lääkinnälliseen kuntoutuksen kilpailutukseen:

Kevään 2018 tarjouspyyntö löytyy Hanki -sivustolta 6.6.2018 saakka

Kelan vaikeavammaisten avoterapioiden standari 1.1.2015

Kelan kuntoutuksen auditointi